• Dr. Hernán Saldaña (CPN)

SAS: Libros digitales


Las Sociedades por Acciones Simplificadas están, como todas las demás sociedad, obligadas a llevar libros legales. Puntualmente la ley 27.349 en su art. 58 inc. 1 nos dice que la SAS debe tener:

1. Libro de Actas 2. Libro de Registro de Acciones 3. Libro Diario 4. Libro de Inventario y Balances 5. Libros IVA Compras / IVA Ventas

Y que todos estos se deberán individualizar por medios electrónicos ante el Registro Público de Comercio (IGJ).

Ahora bien, la particularidad es que estos deben ser “digitales”. O sea que a partir de este momento, en el pasado quedan los viejos libros tapa bordó de las antiguas sociedades. La norma al respecto nos dice: cada registro digital estará compuesto de archivos digitales, que se guardaran en formato inalterable (pdf, zip o similar).

En cuanto a la individualización, el art. 58 inciso 2 determina que se entenderá por dicho término, a la obtención de un criptograma (HASH) a través de una aplicación que se encontrará disponible en la Plataforma del Ministerio de Modernización.

Asimismo, según inciso 3 del mismo art., se entenderá por registración la información del número de criptograma obtenido al momento de la individualización, en un registro propio de cada SAS que llevará la IGJ. Además, el sistema nos otorgará un recibo de encriptamiento por cada registración efectuada.

El archivo (libro digital) formará parte del registro digital recién una vez individualizado y registrado en el ámbito de la IGJ. A los fines de asegurar la correlatividad y secuencia de los registros, cada documento deberá encabezarse con el criptograma del documento anterior, y los archivos digitales deberán registrarse de manera correlativa.

Almacenamiento (ubicación):

Ahora bien, una cuestión importante es cuál va a ser la “ubicación” de estos libros. Según lo reglamentado, nos encontramos con que la SAS deberá mantener los archivos digitales en carpetas por cada registro digital (libro), con el correspondiente recibo de encriptamiento, los que deberán ser alojados en la sede social. Asimismo se deberán guardar dos copias de cada archivo digital en dos localizaciones diferentes a la antes mencionada, una de las cuales deberá ser virtual (en “la nube”). También se deberá informar la localización de dichas copias al momento de realizar la primera anotación en el registro digital correspondiente, y en caso de modificar cualquiera de las localizaciones deberá actualizarse dicha información en el registro siguiente que inmediatamente se realice.

Firma Digital:

Un punto relevante a tener en cuenta, es que previo a la obtención del hash de cada archivo digital, éste deberá estar correctamente firmado de manera digital por el o los administradores de la SAS, según corresponda. Para lo cual, previamente se debe tramitar la inscripción de la firma digital de los administradores ante el Ministerio de Producción, mediante la utilización de un USB Token. Para más información de cómo tramitarla pueden ingresar a (https://www.argentina.gob.ar/obtener-firma-digital-para-crear-una- sociedad-por-acciones-simplificada-sas).

Por último, es de suma importancia cumplir con las formalidades que para cada libro la ley demanda. A efectos orientativos, les dejo los principales lineamiento sobre cada uno de estos:

Libro de Actas

Las actas deberán ser numeradas en función del órgano del que se trate. Las mismas deberán individualizarse y asentarse dentro de los diez días de celebrado el acto. Será obligatorio llevar un índice que facilite la consulta del libro por parte de los socios, administradores y síndicos, en su caso. La confección de actas no requiere de formalidades preestablecidas, pero sí de la firma de los otorgantes. La Ley de Sociedades Comerciales establece que

deberá labrarse un libro especial donde se asentarán dichas actas, con todas las formalidades establecidas en el artículo 323 del Código Civíl y Comercial. Las actas deben reunir los siguientes datos:

  • Lugar de celebración de la reunión o acto (jurisdicción y sede)

  • Día y hora en la que se reúnen

  • Asistentes, quórum para sesionar.

  • Temas que se tratan y/o proponen tratar en asamblea (orden del día)

  • Desarrollo de los temas a considerar.

  • Decisiones adoptadas y mayorías para resolver los temas tratados

  • Firmas de los presentes

Libro de Registro de Acciones

El Libro de Registro de Acciones deberá incluir las menciones establecidas en el artículo 213 de la Ley General de Sociedades. Deberá contener la anotación inicial de la distribución del capital accionario, como así también los archivos digitales con cada uno de los posteriores complementos y/o modificaciones. Se llevará un libro de registro de acciones con las formalidades de los libros de comercio, de libre consulta por los accionistas, en el que se asentará:

  • Clases de acciones, derechos y obligaciones que comporten

  • Estado de integración, con indicación del nombre del suscriptor

  • Si son al portador, los números; si son nominativas, las sucesivas transferencias

  • con detalle de fechas e individualización de los adquirientes

  • Los derechos reales que gravan las acciones nominativas

  • La conversión de los títulos, con los datos que correspondan a los nuevos

  • Cualquier otra mención que derive de la situación jurídica de las acciones y de

  • sus modificaciones

  • Anotación inicial de la distribución del capital accionario

  • Posteriores complementos y/o modificaciones

Libro Diario

El Libro Diario deberá llevarse en formato digital y de conformidad con las normas vigentes. Será imprescindible que conste la fecha del asiento y deberá llevarse una numeración correlativa de éstos. Los archivos digitales deberán individualizarse y registrarse en un plazo no mayor a tres meses de realizada la operación. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en Subdiarios.

Libro de Inventario y Balance

Se individualizará y registrará el balance, su inventario y memoria en un plazo no mayor a cuatro meses de finalizado el ejercicio social de que se trate.

Libros IVA Compras/Ventas

Las SAS deberán llevar sus libros de IVA Compras y Ventas respectivos, rubricados al igual que los contables, laborales y societarios conforme lo establece el artículo del Código Civil y Comercial de la Nación.

¡Muchas gracias por leerme!

Para consultas o gestiones por favor contactar a hola@contadorhs.com.ar

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